Onboarding: Die Chancen digitaler Möglichkeiten

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Motivierte und qualifizierte Mitarbeiter sind das wichtigste Gut eines Unternehmens. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels hat die Mitarbeitergewinnung und -bindung höchste Priorität für die HR-Abteilung. Zu diesem Schluss kommt auch die Studie RecruitingTrends 2017 des Staufenbiel Instituts und Kienbaum. Für den Erfolg dieser beiden Aufgaben ist vor allem das Onboarding neuer Mitarbeiter ausschlaggebend. Laut der Onboarding-Umfrage 2017 der Haufe Gruppe sind 59% der befragten HR-Verantwortlichen der Meinung, dass durch Onboarding-Maßnahmen die Mitarbeiterfluktuation im ersten Jahr reduziert werden kann. Denn gute Onboarding-Programme bewirken, dass der neue Mitarbeiter auf fachlicher, sozialer und werteorientierter Ebene integriert und dadurch an das Unternehmen gebunden wird. Doch zahlreiche Unternehmen gehen hier noch weitgehend ohne Strategie vor und verschlafen zudem die Chancen digitaler Möglichkeiten.

86% der Unternehmen haben kein Budget für das Onboarding

Bei der Mehrheit der Unternehmen fehlt weiterhin ein professioneller Einarbeitungsprozess. Denn über 80% der Befragten sehen generell Optimierungsbedarf und können auch nicht auf ein eigenes Budget zurückgreifen, um in den Onboarding-Prozess zu investieren. Dabei ist die Phase des „an-Bord-holens“ neuer Mitarbeiter entscheidend. Bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnt das Onboarding. Ab diesem Zeitpunkt sollte der gesamte Prozess mit Strategie fortgeführt werden. Dazu gehört ein Einarbeitungsplan, der an die individuellen Anforderungen des neuen Mitarbeiters angepasst ist und an dessen aktuellen Wissensstand anknüpft. Auch sollten alle beteiligten Parteien direkt miteinbezogen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und dem neuen Mitarbeiter einen leichten Einstieg zu ermöglichen. Je besser die Vorbereitung und Durchführung der Einarbeitungsphase gelingt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, schneller die volle Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters zu erreichen. Die entgegengebrachte Wertschätzung unterstützt die Erhaltung der Motivation und fördert frühzeitig die Bindung an das Unternehmen.

Laut der Onboarding-Umfrage der Haufe-Gruppe haben 86% der Unternehmen kein Budget für das Onboarding. Klick um zu Tweeten

Digitale Maßnahmen werden kaum genutzt

Laut der Umfrage von Haufe werden im Onboarding-Prozess lieber die klassischen Maßnahmen, wie z.B. Einführungsveranstaltungen, Einarbeitungspläne, regelmäßige Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen genutzt. Dabei gibt es in Zeiten der „Digitalen Transformation“ zahlreiche Tools, um mehr Struktur, Individualität und einen ressourcensparenderen Ablauf in den Onboarding-Prozess zu bringen. Darunter befinden sich neben umfangreichen Software-Suiten, Apps und Tools für Soziale Netzwerke auch spezifische Einzellösungen. Durch die standardisierten und automatisierten Prozesse könnte die Einarbeitung effizienter erfolgen. Dadurch würden in den einzelnen Phasen sowohl personelle als auch zeitliche und damit vor allem finanzielle Ressourcen eingespart werden. Doch trotz der vielfältigen Vorteile greifen bisher lediglich 12% der Unternehmen auf eine softwarebasierte Unterstützung beim Onboarding-Prozess zurück, so die Umfrage von Haufe.

Nur 12% der Unternehmen setzen auf Software-Unterstützung beim Onboarding.(Onboarding-Umfrage 2017, Haufe Gruppe) Klick um zu Tweeten

Soziale Netzwerke und individuelle Plattformen zum Kennenlernen

Laut Haufe schenken Führungskräfte im Onboarding-Prozess der sozialen Integration neuer Mitarbeiter zu wenig Aufmerksamkeit. Dabei ist es wichtig, von Beginn des Arbeitsverhältnisses die neuen Kollegen rasch kennenzulernen und sich zu vernetzen. Deshalb haben viele Unternehmen eigene Gruppen in Sozialen Netzwerken wie Xing, LinkedIn oder Facebook eröffnet. Größere Arbeitgeber, wie beispielsweise die Telekom, haben sogar eine individuelle Plattform für die interne Kommunikation ihrer Mitarbeiter aufgesetzt.

Intranetbasierte Lösungen zur Unterstützung

Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung besteht im Transfer von Informationen analoger Art in computerbasierte Systeme. Viele Unternehmen übertragen daher gerne allgemein gültige Informationen in das unternehmensinterne Intranet oder Wiki. Allgemeine Leitlinien, Formulare oder FAQs stehen damit allen Mitarbeitern zu jeder Zeit zur Verfügung und können bei Bedarf auch sofort aktualisiert werden. Im Hinblick auf das Thema Umweltfreundlichkeit kann damit ebenfalls gepunktet werden.

Eine Software = alle HR-Prozesse

Inzwischen werden fast alle personalbezogenen Workflows mittels einer Software abgebildet. Auch für den Onboarding-Prozess sind mittlerweile von nahezu allen großen HR-Management-Softwareplattformen (wie SAP Successfactors, Oracle Taleo und Haufe-umantis Talent Management) entsprechende Tools verfügbar. Dadurch kann das Onboarding-Verfahren nahtlos an das bestehende Personalmanagement anknüpfen und zentral gesteuert werden. Laut den RecruitingTrends 2017 von Staufenbiel nutzen immerhin 36% der Befragten eine Bewerbermanagement-Software zum Anstoßen des Onboarding-Prozesses. Ein weiteres Plus liegt in den Key Performance Idicators. Durch die Software können entsprechende Zahlen ermittelt werden, die die Optimierung der einzelnen Schritte ermöglichen. Auch kann das Frontend individuell gestaltet und an das Corporate Design angepasst werden um dem Mitarbeiter eine einfache Bedienungsoberfläche zu bieten und einen einheitlichen Look abzubilden. Im Tool selbst sollte der Mitarbeiter transparent durch alle Schritte der Einarbeitung geführt werden und jederzeit den Überblick über alle Aufgabenpakete behalten.

Immerhin 36% der Unternehmen nutzen eine Bewerbermanagement-Software zum Anstoßen des Onboarding-Prozesses. (Recruiting Trends 2017, Staufenbiel) Klick um zu Tweeten

Multimediale Lern-Plattformen

Im Onboarding ist es neben der Einführung in die Unternehmensprozesse ebenfalls wichtig, den neuen Mitarbeiter fachlich optimal einzuarbeiten. Dazu können E-Learning-Plattformen herangezogen werden, die den New Hires Trainingsunterlagen zur Verfügung stellen. Aber auch Online-Schulungen mit Tutorials und Testaufgaben mit automatischer Auswertung sind möglich. Idealerweise kann deren Auswahl abhängig von der Position und den Vorkenntnissen des neuen Kollegen vorgenommen und zum passenden Zeitpunkt bereitgestellt werden. Durch die Lern-Plattformen können die personellen Ressourcen statt für die Beaufsichtigung nun für strategische Aufgaben genutzt werden.

Onboarding-Apps

Der Trend „Mobil“ zeichnet sich auch immer stärker im Bereich HR ab. Gerade in Zeiten von Smartphones und Tablets sollten diese Entwicklungen auch in der Einarbeitung neuer Mitarbeiter berücksichtigt werden. Doch nur 4% der von Haufe befragten Unternehmen nutzen eine Onboarding-App. Sie können die zuvor genannten Tools in sich zentralisiert vereinen und den Zugriff auf Informationen effizient sowie individuell gestalten. Neben der Aktualität der Informationen spielt auch die Mobilität eine zentrale Rolle. Der Mitarbeiter kann flexibel zu jeder Zeit und an jedem Ort am Onboarding teilnehmen und mit anderen kommunizieren. Mittels Push-Nachrichten können Neuigkeiten sofort mitgeteilt werden. Regionale Informationen wie Restaurants für die Mittagspause oder Freizeitaktivitäten in der Nähe können ebenso integriert werden. Auch die Einbindung multimedialer Inhalte wie Videos oder Games ist möglich und erhält durch den Spaßfaktor die Motivation der User.

Vorsprung durch Digitalisierung

Diese Auswahl an Möglichkeiten zur Digitalisierung des Onboarding-Prozesses ließe sich sicherlich noch weiterführen. Doch bereits hier wird deutlich, dass sich für Unternehmen und Mitarbeiter durch digitale Helfer im Onboarding echte Chancen ergeben. Natürlich gilt es im Voraus zu überlegen, ob die Umsetzung der technischen Infrastruktur möglich ist oder sich der Kauf einer Software gerade aus finanzieller Sicht kleinerer Unternehmen lohnt. Doch im War for Talents können digitale Onboarding-Tools das entscheidende i-Tüpfelchen sein um die Bedürfnisse (junger) Generationen zu bedienen und den Unterschied zur Konkurrenz auszumachen. Daher zahlt sich die Investition in eine effiziente und moderne Einarbeitung neuer Mitarbeiter für Unternehmen in jedem Fall aus.

Im War for Talents können digitale Onboarding-Tools den Unterschied zur Konkurrenz auszumachen. Klick um zu Tweeten
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